Auteur: Edgar Johannsmann
Publicatiedatum: 30 maart 2008

Document management is het gestructureerd opslaan van ongestructureerde informatie, zoals brieven, brochures en presentaties.

Niet iedereen is wellicht overtuigd van het belang van document management. Een treffend voorbeeld dat het belang aantoont is de zaak Herfkens.

Opslag van documenten in een document management systeem heeft ten opzichte van opslag in een 'platte' bestandsstructuur op een server als voordeel dat documenten beter terug te vinden zijn. Dit komt doordat kan worden ingesteld dat documenten bij opslag verplicht worden voorzien van metagegevens zoals auteur, datum en versie. 

Evelien Herfkens is ex-minister van ontwikkelingssamenwerking. Na haar ministerschap heeft ze voor de VN in New York gewerkt en uit die tijd stamt een zaak rond vermeende fraude met huursubsidie van tweehonderdduizend euro die ze tegen de VN-regels in, van de Nederlandse staat heeft ontvangen.

De vraag is echter of er sprake is van intentioneel handelen en dus van fraude. Dat is het geval als zijzelf de subsidie heeft aangevraagd, terwijl ze uit hoofde van haar functie had moeten weten dat ze hier geen recht op had. De kamer is in rep en roer en verontwaardigde parlementariërs eisen opheldering. De huidige minister van Buitenlandse zaken Maxime Verhagen geeft aan dat zijn ambtenaren niet in staat zijn om te achterhalen of Herfkens de subsidie zelf heeft aangevraagd of dat deze haar ongevraagd is toegekend door het ministerie. 

De volgende vraag is nu natuurlijk hoe het komt dat niet meer te achterhalen valt of Herfkens zelf een aanvraag heeft ingediend? Als het ministerie over een correct werkend en juist gebruikt document managementsysteem had beschikt, was een eventuele aanvaag huursubsidie per knopdruk boven water te krijgen. Als deze bij knopdruk boven water zou komen, kan eenvoudig geconcludeerd worden dat er sprake is van fraude. In dat geval zou zij de onterecht ontvangen subsidie uit eigen zak moeten terugbetalen. Daarnaast zou ze strafrechtelijk vervolgd moeten worden voor subsidiefraude.

Over de gevolgen van de andere mogelijkheid, namelijk dat het ministerie de subsidie op eigen initiatief heeft toegekend, wordt door de verontwaardigde parlementariërs geen woord gerept, zij ruiken immers het bloed van Herfkens en willen van een andere mogelijkheid dan bewuste fraude nochthans niets weten. Er is niemand die in dat geval eist dat er koppen rollen van de minister of de verantwoordelijke ambtenaren. Het zijn u en ik, de belastingbetalers, die dan voor de twee ton schade opdraaien...

Deze casus toont aan dat de kwaliteit van het document management van het ministerie hier het verschil maakt tussen het feit dat een fraudeur genoegdoening levert voor de door haar aangerichte schade, dan wel dat zij wordt vrijgepleit van actieve fraudeverdenkingen en u als belastingbetaler twee ton moet opbrengen voor incompetente ambtenaren van Buitenlandse Zaken die de VN-regels niet kennen.

Dit lijkt me een evidente business case voor document management. Wij als burgers mogen toch met alle redelijkheid van overheden eisen dat zij hun documentbeheer goed op orde hebben. Het moet niet gekker worden...

[bron foto: elsevier.nl]